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#28: Informationsmanagement - Informationsflüsse besser gestalten
In produzierenden Unternehmen entstehen Informationen an vielen Stellen gleichzeitig: in der Produktion, Qualität, Instandhaltung, Planung, Logistik oder Führung. Dazu kommen Kennzahlen, E-Mails, Schichtinformationen, Systemmeldungen, Besprechungen und zunehmend digital aufbereitete Daten.
Informationsmanagement bezeichnet die gezielte Gestaltung davon, wie Informationen im Unternehmen entstehen, aufbereitet, gespeichert, weitergegeben und genutzt werden. Ziel ist, dass Menschen für ihre jeweilige Aufgabe auf eine verlässliche und passende Informationsbasis zugreifen können.
Die Herausforderung besteht deshalb häufig nicht darin, mehr Informationen verfügbar zu machen. Entscheidend ist, ob jene Informationen, die für eine Aufgabe oder Entscheidung gebraucht werden, verlässlich, verständlich und zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung stehen.
Effektives Informationsmanagement gestaltet genau diese Informationswege. Es hilft zu klären, welche Informationen tatsächlich relevant sind, wo sie entstehen, wie sie weitergegeben werden und wer sie wofür braucht. Damit wird Informationsmanagement zu einem wichtigen Teil der täglichen Arbeitsorganisation und zu einer Voraussetzung dafür, dass Entscheidungen ohne unnötige Such-, Warte- und Rückfrageschleifen getroffen werden können.
Im Folgenden betrachten wir die wichtigsten Elemente eines wirksamen Informationsmanagements und drei konkrete Möglichkeiten, Informationsflüsse im eigenen Arbeitsbereich genauer zu gestalten.
1. Informationsmanagement - die Schlüsselelemente im Überblick
a. Informationsbedarf aus der Aufgabe ableiten
Nicht jede Person braucht dieselben Informationen. Ein Schichtleiter benötigt andere Details als die Produktionsleitung, die Instandhaltung oder die Qualitätssicherung.
Klare Ziele helfen dabei, den Informationsbedarf aus der jeweiligen Aufgabe abzuleiten: Was soll erreicht, überwacht oder entschieden werden? Erst daraus ergibt sich, welche Kennzahlen, Meldungen oder Hintergründe tatsächlich hilfreich sind.
So lässt sich vermeiden, dass vorsorglich immer mehr Informationen verteilt werden und jede Person selbst herausfiltern soll, was davon für sie wichtig ist.
b. Eine verlässliche Informationsbasis schaffen
Wenn dieselbe Information in verschiedenen Listen, Systemen oder Dateien unterschiedlich geführt wird, entsteht zusätzliche Arbeit. Menschen vergleichen Stände, fragen nach oder sichern sich vorsichtshalber noch einmal ab.
Deshalb braucht es Klarheit darüber, wo eine Information verbindlich geführt wird, wer sie aktuell hält und woran der gültige Stand erkennbar ist.
Gerade bei häufig genutzten Daten kann eine verlässliche Quelle mehr bewirken als eine zusätzliche Auswertung. Sie reduziert Sucharbeit, Doppelpflege und unnötige Abstimmung.
c. Informationsflüsse an den Arbeitsablauf koppeln
Viele Informationsprobleme entstehen nicht durch fehlende Daten, sondern weil Informationen zu früh, zu spät oder losgelöst vom tatsächlichen Arbeitsablauf weitergegeben werden.
Ein täglicher Bericht kann beispielsweise wenig Nutzen haben, wenn erst bei einer bestimmten Abweichung eine Reaktion notwendig wird. Umgekehrt hilft eine perfekte Auswertung wenig, wenn sie erst vorliegt, nachdem ein Termin oder eine Entscheidung bereits kritisch geworden ist.
Deshalb lohnt sich die Frage: An welcher Stelle im Ablauf wird welche Information gebraucht und was soll dann damit passieren?
So können Berichte, Meldungen, Eskalationen oder automatisierte Hinweise gezielter an reale Arbeitssituationen gekoppelt werden.
d. Übergaben so gestalten, dass andere weiterarbeiten können
An Schnittstellen reicht es nicht, Informationen einfach weiterzugeben. Die nächste Person oder der nächste Bereich braucht häufig zusätzlichen Kontext, um daraus sinnvoll weiterarbeiten zu können.
Eine Qualitätsmeldung braucht beispielsweise einen Bezug zum betroffenen Auftrag. Eine Terminabweichung wird erst wirklich nützlich, wenn erkennbar ist, welche Auswirkungen entstehen. Eine Kennzahl kann eine ergänzende Erläuterung benötigen, wenn die Ursache nicht unmittelbar sichtbar ist.
Feedback hilft dabei festzustellen, ob Übergaben tatsächlich funktionieren: Fehlt regelmäßig eine Angabe? Entstehen dieselben Rückfragen? Wird eine Information anders verstanden als gedacht?
Ergänzender Gedanke: Digitale Systeme und KI
Digitale Werkzeuge und KI können an allen vier Stellen unterstützen: Daten zusammenführen, Informationen auffindbar machen, Meldungen anhand definierter Kriterien auslösen oder Inhalte für unterschiedliche NutzerInnen aufbereiten.
Ihr Nutzen liegt dabei nicht darin, noch mehr Informationen zu erzeugen. Besonders interessant werden sie dort, wo sie Such-, Vergleichs-, Sortier- oder Aufbereitungsarbeit übernehmen, die heute regelmäßig menschliche Aufmerksamkeit bindet.
Technologie ersetzt damit nicht die Gestaltung des Informationsmanagements. Sie erweitert die Möglichkeiten, Informationsarbeit einfacher und gezielter zu organisieren.
2. Praxiserprobte Impulse zur sofortigen Anwendung
Impuls 1: Der Entscheidungstest
Methode: Viele Informationen werden regelmäßig erstellt, verteilt oder besprochen, weil es sich über die Zeit so eingespielt hat. Ob sie heute noch gebraucht werden, bleibt dabei oft ungeprüft.
Nehmen Sie einen wiederkehrenden Bericht, eine Kennzahl, ein Update oder eine Information aus Ihrem Arbeitsbereich und fragen Sie:
- Wer nutzt diese Information?
- Wofür wird sie verwendet?
- Welche Entscheidung oder Handlung kann sich dadurch verändern?
- Was würde passieren, wenn diese Information einmal nicht zur Verfügung steht?
Wenn sich kaum beantworten lässt, was aufgrund der Information anders gemacht wird, lohnt sich ein genauerer Blick. Vielleicht wird sie nur noch zur Dokumentation benötigt. Vielleicht reicht eine geringere Häufigkeit. Oder eine andere Information wäre für die tatsächliche Aufgabe hilfreicher.
Beispiel: In einer täglichen Produktionsbesprechung werden zehn Kennzahlen gezeigt. Bei drei davon entstehen regelmäßig Fragen oder Entscheidungen. Die übrigen sieben werden zwar präsentiert, führen im Alltag aber kaum zu einer Reaktion.
Das Team prüft deshalb, welche Informationen täglich gebraucht werden und welche besser nur bei einer Abweichung oder in einem anderen Rhythmus betrachtet werden.
Auswirkung: Der Entscheidungstest hilft, Informationsmenge und tatsächlichen Nutzen auseinanderzuhalten. Aufmerksamkeit bleibt stärker bei jenen Informationen, die für aktuelle Aufgaben und Entscheidungen Bedeutung haben.
Impuls 2: Den Informationsweg nachzeichnen
Methode: Wählen Sie eine Information, die in Ihrem Arbeitsbereich regelmäßig gebraucht wird – beispielsweise einen Auftragsstatus, eine Qualitätsmeldung, eine Kennzahl oder einen Termin – und verfolgen Sie ihren Weg vom Entstehen bis zur Nutzung.
Notieren Sie dabei:
- Wo entsteht die Information?
- Wo wird sie gespeichert oder eingetragen?
- Wird sie unterwegs nochmals übertragen, ergänzt oder neu erfasst?
- Woher wissen NutzerInnen, welcher Stand aktuell ist?
- Wer braucht sie an welcher Stelle des Ablaufs?
- Wo entstehen Rückfragen, Doppelpflege oder unterschiedliche Versionen?
Interessant sind besonders jene Stellen, an denen Menschen Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenführen oder dieselben Daten mehrfach eingeben. Dort bindet der Informationsprozess oft mehr Arbeitszeit, als auf den ersten Blick sichtbar ist.
Beispiel: Eine Lieferterminänderung wird zunächst im Planungssystem eingetragen, anschließend per E-Mail an die Produktion geschickt und später in einer zusätzlichen Liste für die Schichtbesprechung erfasst.
Bei Änderungen stimmen die drei Informationsstände nicht immer überein. Das Team klärt deshalb, welche Quelle verbindlich sein soll und welche zusätzlichen Übertragungen tatsächlich noch gebraucht werden.
Auswirkung: Der Informationsweg macht sichtbar, wo nicht die eigentliche Information, sondern ihre Verarbeitung zusätzlichen Aufwand erzeugt. Klare Quellen und einfachere Wege können Such-, Übertragungs- und Abstimmarbeit reduzieren.
Impuls 3: Warten ist Verschwendung
Methode: Achten Sie auf Situationen, in denen Arbeit regelmäßig unterbrochen wird, weil eine Information, Rückmeldung oder Freigabe fehlt.
Statt die Wartezeit lediglich zu überbrücken, betrachten Sie die Ursache:
- Welche Information fehlt konkret?
- Wer verfügt darüber?
- Warum wird sie erst angefordert, wenn die Arbeit bereits wartet?
- Könnte sie früher oder automatisch verfügbar sein?
- Braucht es die Information in jedem Fall, oder nur bei bestimmten Abweichungen?
- Könnte ein klarer Grenzwert oder eine Regel manche Rückfrage ersetzen?
Beispiel: Eine Schicht wartet bei einer Materialabweichung regelmäßig auf die Rückmeldung der Qualität. Gemeinsam wird geklärt, welche Fälle tatsächlich eine individuelle Entscheidung benötigen und bei welchen Abweichungen bereits vorab eindeutige Kriterien festgelegt werden können.
Dadurch bleibt die Qualitätssicherung dort eingebunden, wo ihre Einschätzung gebraucht wird, während eindeutige Fälle ohne zusätzliche Warteschleife bearbeitet werden können.
Auswirkung: Wiederkehrende Wartezeiten werden nicht einfach als Teil des Arbeitsablaufs hingenommen. Stattdessen wird sichtbar, an welcher Stelle Informationen, Regeln oder Zeitpunkte anders gestaltet werden können, damit unnötige Unterbrechungen seltener entstehen.
Die drei Impulse setzen an unterschiedlichen Stellen des Informationsflusses an. Ihre Wirkung wird anschließend im Arbeitsalltag sichtbar.
3. Wirksamkeitsmerkmale - spürbare Effekte im Alltag
. Weniger Such-, Abgleichs- und Doppelarbeit
MitarbeiterInnen wissen besser, wo eine Information zu finden ist und welcher Stand gilt. Daten müssen seltener aus verschiedenen Quellen zusammengesucht, miteinander verglichen oder zusätzlich in eigenen Listen geführt werden.
Besonders sichtbar wird das dort, wo Informationen bisher mehrfach erfasst oder vorsorglich nochmals abgesichert wurden. Eine klarere Informationsbasis reduziert diese zusätzliche Arbeit.
2. Arbeit wird seltener durch fehlende Informationen unterbrochen
Informationen, Rückmeldungen oder Freigaben stehen häufiger dann zur Verfügung, wenn sie im Ablauf gebraucht werden. Wiederkehrende Warteschleifen können dadurch reduziert werden.
Das ist besonders in miteinander verbundenen Prozessen relevant: Fehlt eine Information an einer Stelle, kann daraus schnell Wartezeit für mehrere Personen oder nachfolgende Arbeitsschritte entstehen.
3. Entscheidungen beginnen seltener mit der Suche nach Grundlagen
Wenn Daten, Zusammenhänge und gültige Informationsstände bereits geklärt sind, kann die verfügbare Zeit früher für die eigentliche Abwägung genutzt werden.
In Besprechungen oder Abstimmungen kann dadurch schneller über Optionen, Auswirkungen und Prioritäten gesprochen werden. Die verfügbare Zeit fließt stärker in die Entscheidung selbst statt in die Vorbereitung der Entscheidungsgrundlage.
4. Übergaben funktionieren mit weniger Nacharbeit
An Schnittstellen wird klarer, welche Informationen die nächste Person oder der nächste Bereich benötigt, um weiterarbeiten zu können. Wiederkehrende Rückfragen zu Auftrag, Termin, Priorität, Ursache oder nächstem Schritt nehmen ab.
Eine gute Übergabe zeigt sich daran, dass die anschließende Arbeit ohne unnötige Klärung beginnen kann.
Häufige Fragen zum Informationsmanagement
Was ist der Unterschied zwischen Informationsmanagement und Kommunikation?
Kommunikation beschreibt, wie Informationen zwischen Menschen ausgetauscht werden. Informationsmanagement betrachtet zusätzlich, wie Informationen entstehen, gespeichert, aktualisiert, aufbereitet und für unterschiedliche Aufgaben zugänglich gemacht werden.
Ein Gespräch kann beispielsweise sehr klar geführt sein und trotzdem auf veralteten Daten beruhen. Umgekehrt kann eine aktuelle Information im richtigen System liegen, aber die betroffene Person weiß nichts davon.
Gute Kommunikation und gutes Informationsmanagement ergänzen sich deshalb. Kommunikation gestaltet den Austausch; Informationsmanagement schafft die Voraussetzungen dafür, dass dabei mit verlässlichen und nutzbaren Informationen gearbeitet werden kann.
Woran erkennt man, dass zu viele Informationen produziert werden?
Eine große Informationsmenge allein ist noch kein Problem. Kritisch wird es dort, wo ihre Verarbeitung zunehmend zusätzliche Arbeit erzeugt.
Hinweise darauf können mehrere Listen mit ähnlichen Inhalten, unterschiedliche Versionen derselben Kennzahl, Berichte ohne erkennbare Nutzung, sehr große Verteiler oder Besprechungen sein, die überwiegend dazu dienen, zunächst einen gemeinsamen Informationsstand herzustellen.
Auch wiederkehrende Fragen wie „Welche Zahl stimmt?“, „Wo finde ich den aktuellen Stand?“ oder „Brauchen wir das wirklich jede Woche?“ können darauf hinweisen, dass weniger zusätzliche Information und mehr Klarheit über Zweck und Nutzung hilfreich wäre.
Wie lässt sich Informationsmanagement verbessern, ohne zusätzliche Bürokratie zu erzeugen?
Ein besseres Informationsmanagement braucht nicht automatisch ein zusätzliches Formular, eine weitere Besprechung oder ein neues digitales Werkzeug. Oft lohnt es sich zuerst zu prüfen, welcher bestehende Schritt vereinfacht oder ganz weggelassen werden kann.
Eine neue Information, Auswertung oder Meldung sollte einen klaren Zweck haben und möglichst in vorhandene Arbeitsabläufe integriert werden. Hilfreich ist dabei eine einfache Frage: Welche bisherige Suche, Rückfrage, Doppelpflege oder Abstimmung soll dadurch entfallen?
So entsteht nicht eine zusätzliche Informationsschicht über der eigentlichen Arbeit. Informationsmanagement trägt dazu bei, die Arbeit selbst einfacher zu machen.
4. So geht´s weiter - Nächste Schritte für mehr FührungsKRAFT
Informationsprobleme zeigen sich im Alltag häufig an kleinen Reibungsverlusten: Informationen werden gesucht, Daten mehrfach gepflegt, Entscheidungen verzögern sich oder Abstimmungen kosten mehr Zeit als nötig.
Werden solche Situationen regelmäßig sichtbar, lohnt sich der Blick über die einzelne Information hinaus: Wie greifen Prozessschritte, beteiligte Bereiche und Informationsflüsse zusammen?
Genau hier setzt auch unser Training gemba.prozessdesign an. TeilnehmerInnen betrachten Prozesse als zusammenhängendes System und arbeiten unter anderem daran, Abläufe, Schnittstellen und Informationsflüsse so zu gestalten, dass Wertschöpfung verlässlicher und mit weniger unnötigem Aufwand funktionieren kann.
Teilnehmen: Melden Sie sich für unser nächstes gemba.café an – unser Live-Online-Event mit praktischen Business-Wissen. Nutzen Sie die Gelegenheit zum Austausch mit ExpertInnen und KollegInnen aus der Branche.
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