Zum Inhalt springen Prozesse verbessern und Durchlaufzeiten verkürzen
Wenn Prozesse über Jahre wachsen, wird der Alltag oft an den Schnittstellen mühsam: Informationen fehlen, Rückfragen häufen sich, Entscheidungen dauern und Abstimmungen kosten Zeit.
gemba.prozessdesign macht sichtbar, wo diese Reibung entsteht. Die TeilnehmerInnen lernen, Abläufe im eigenen Unternehmen zu verbessern, Schnittstellen zu klären und Lösungen zu entwickeln, die Durchlaufzeiten verkürzen und den Alltag spürbar entlasten.
Geeignet für Menschen, die bereichsübergreifende Abläufe besser verstehen, gestalten und verbessern wollen – z. B. aus:
Voraussetzungen: keine
2 Tage Training +
8-12 Wochen Praxisphase
min. 6 / max. 16
Präsenz
Übergaben, Informationen und Verantwortlichkeiten klären, damit weniger Rückfragen, Schleifen und Abstimmungen entstehen.
Sichtbar machen, wo Arbeit wartet, Freigaben dauern, Informationen fehlen oder Nacharbeit entsteht – und daraus konkrete Verbesserungen ableiten.
Sichten der Bereiche zusammenführen, damit alle denselben Ablauf, dieselben Bruchstellen und dieselben Prioritäten sehen.
Beteiligte einbinden, erste Lösungen im eigenen Unternehmen testen und Wirkung sichtbar machen.
Abläufe so gestalten, dass sie bei neuen Anforderungen adaptiert werden können und eine gute Grundlage für Digitalisierung, Automatisierung und KI bilden.
Tag 1: 09:00 – 17:00
Das Unsichtbare im Prozess sichtbar machen
Am ersten Tag geht es um den Menschen im Prozess. Denn viele Prozessprobleme entstehen, weil Rollen, Erwartungen, Übergaben oder Zielkonflikte nicht ausreichend geklärt sind.
Organisatorisches
Zeiten, Inhalte, Rahmenbedingungen und gemeinsamer Start ins Training.
Warum Prozesse nicht nur technisch funktionieren müssen
TeilnehmerInnen erkennen, warum gute Abläufe nicht nur aus Schritten, Zuständigkeiten und Kennzahlen bestehen, sondern auch aus Kommunikation, Vertrauen, Erwartungen und Zusammenarbeit.
Reibung als Hinweis statt Vorwurf verstehen
Rückfragen, Übergabeprobleme, Umwege und Missverständnisse werden nicht als persönliches Fehlverhalten betrachtet, sondern als Hinweise auf Prozessmuster.
Mensch und Prozess im Zusammenspiel erkennen
Wie prägen Prozesse das Verhalten der Menschen? Und wie beeinflussen Verhalten, Entscheidungen und Kommunikation wiederum den Prozess?
Rollen, Erwartungen und Schnittstellen klären
TeilnehmerInnen lernen, unausgesprochene Erwartungen, Zielkonflikte und unklare Verantwortlichkeiten sichtbar zu machen, bevor sie den Ablauf bremsen.
Offenheit und psychologische Sicherheit stärken
Damit Reibung, Hindernisse und Ideen angesprochen werden können, braucht es einen Rahmen, in dem Menschen respektvoll und lösungsorientiert miteinander arbeiten.
Perspektiven nutzen und Beteiligte gewinnen
Prozesswissen liegt oft verteilt in verschiedenen Bereichen. Im Training wird deutlich, wie unterschiedliche Sichtweisen zusammengeführt und für bessere Lösungen genutzt werden können.
Vom Prozessärger zur Gestaltungskraft kommen
TeilnehmerInnen entwickeln einen Blick dafür, wo sie selbst wirksam werden können – und wie aus Ärger über Abläufe der nächste machbare Verbesserungsschritt entsteht.
Tag 2: 08:30 – 16:30
Leistung im Prozess freilegen
Am zweiten Tag wird der Prozess selbst sichtbar gemacht. Dabei geht es nicht um Dokumentation um der Dokumentation willen, sondern darum zu erkennen, wo Zeit verloren geht, Informationen fehlen, Rückfragen entstehen oder Arbeit unnötig lange im System bleibt.
Ein gemeinsames Prozessbild schaffen
TeilnehmerInnen machen sichtbar, wie ein Ablauf tatsächlich funktioniert – über Rollen, Bereiche, Übergaben und Informationsflüsse hinweg.
Durchlaufzeit, Bearbeitungszeit und Wartezeit unterscheiden
Oft dauert nicht die eigentliche Arbeit lange, sondern das Warten dazwischen. TeilnehmerInnen erkennen, wo Prozesse Zeit binden und wo konkrete Stellhebel liegen.
Rückfragen, Schleifen und Nacharbeit sichtbar machen
Es wird greifbar, wo Informationen fehlen, Entscheidungen stocken, Aufgaben doppelt erledigt werden oder unklare Übergaben zusätzlichen Aufwand erzeugen.
Verbesserungshebel ableiten
Aus der Analyse entstehen konkrete Ansätze: vereinfachen, bündeln, parallelisieren, klären, weglassen oder neu ordnen.
Entlastung statt Mehrarbeit gestalten
Der Fokus liegt darauf, Abläufe so zu gestalten, dass weniger gesucht, gefragt, gewartet, nachgearbeitet und abgestimmt werden muss.
Soll-Prozess als testbaren nächsten Schritt vorbereiten
TeilnehmerInnen planen nicht den perfekten Endzustand, sondern den nächsten besseren Ablauf: Was wird zuerst getestet? Woran erkennt man Wirkung? Was wird danach angepasst?
Digitalisierung, Automatisierung und KI sinnvoll vorbereiten
Erst wenn Informationen, Entscheidungen, Medienbrüche und Verantwortlichkeiten klar sind, können digitale Lösungen wirklich entlasten.
gemba.prozessdesign besteht aus zwei Trainingstagen, einer Praxisphase im eigenen Unternehmen und einem Präsentationstag.
An Tag 1 geht es um das Unsichtbare im Prozess: Reibung, Erwartungen, Rollen, Schnittstellen und Zusammenarbeit. An Tag 2 wird der Ablauf greifbar: Prozessbild, Durchlaufzeit, Bearbeitungszeit, Bruchstellen und Stellhebel. Danach bearbeiten die TeilnehmerInnen einen realen Prozess im eigenen Unternehmen und präsentieren am Tag der MöglichmacherInnen Ergebnisse, Erfahrungen und nächste Schritte.
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