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Der gemba.walk ist ein wirkungsvolles Führungsinstrument – er macht die Sicht frei zu echten Einblicken in die täglichen Abläufe der Produktion. Durch das direkte Beobachten und gezielte Fragen stellen, entstehen nicht nur wertvolle Erkenntnisse zur Effizienzsteigerung, sondern auch ein starkes Vertrauensverhältnis zwischen Führungskräften und MitarbeiterInnen. Doch wie entfaltet dieser Prozess sein volles Potenzial?
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie mit einer sauberen Vorbereitung und einer positiven Haltung nicht nur die Produktivität steigern, sondern auch das Engagement Ihrer Teams fördern. Entdecken Sie Beispiele und innovative Ansätze, die den gemba.walk zu einem Erfolgsfaktor in Ihrem Unternehmen machen.
1. gemba.walk: Ein Blick hinter die Kulissen Ihrer Produktion
Der Begriff „gemba“ bedeutet „Ort des Geschehens“ – also der Ort, an dem die eigentliche Wertschöpfung stattfindet. Ein gemba.walk ist der direkte Weg für Führungskräfte, um ein tiefes Verständnis für die Arbeitsprozesse in der Produktion zu gewinnen. Sie gehen dorthin, wo Wertschöpfung passiert, beobachten, stellen Fragen und hören aufmerksam zu. Der Grund? Die besten Ideen für Verbesserungen entstehen oft direkt bei den MitarbeiterInnen, die täglich in den Prozessen arbeiten.
Beispiel: Sie möchten den Materialfluss in der Produktionshalle genauer verstehen. Während Sie beobachten, wie Material von einem Arbeitsbereich zum nächsten transportiert wird, fällt Ihnen auf, dass MitarbeiterInnen regelmäßig nach Werkzeugen suchen müssen. Anstatt sofort eine Lösung vorzuschlagen, fragen Sie: „Wie oft passiert es, dass du nach einem Werkzeug suchen musst?“ Dadurch geben Sie den MitarbeiterInnen die Gelegenheit, selbst auf die Problemstelle hinzuweisen und Verbesserungsideen einzubringen.
Ein gemba.walk ist kein Kontrollgang. Es geht nicht darum, Fehler aufzudecken oder zu beurteilen. Vielmehr geht es darum, zu lernen – direkt von den Menschen, die die Prozesse täglich erleben und verstehen.
2. Die 3 goldenen Prinzipien eines erfolgreichen gemba.walks
Die Durchführung eines gemba.walk folgt klaren Regeln. Sie sorgen dafür, dass der Walk effektiv ist – und dass sich Ihre MitarbeiterInnen dabei wohl fühlen.
2.1. Präsent sein, ohne zu unterbrechen
Ihr Ziel beim gemba.walk ist es, zu verstehen und zu lernen. Indem Sie beobachten und zuhören, signalisieren Sie Offenheit und Respekt. Es ist wichtig, dass Ihre MitarbeiterInnen sich nicht kontrolliert, sondern unterstützt fühlen. Sie sollten spüren, dass Ihre Präsenz eine Chance bietet, positive Entwicklungen zu fördern.
Beispiel: Sie besuchen einen Arbeitsplatz in der Fertigung, wo gerade eine Maschine gewartet wird. Statt sofort einzugreifen, fragen Sie den Techniker freundlich: „Was genau passiert gerade bei dieser Wartung, und wie trägt das zur Effizienz der Maschine bei?“ Damit zeigen Sie echtes Interesse an den Arbeitsabläufen und den Fähigkeiten der MitarbeiterInnen. Gleichzeitig schaffen Sie Raum für einen konstruktiven Austausch, ohne den Arbeitsfluss zu unterbrechen.
2.2. Mit den richtigen Fragen tiefere Einblicke gewinnen
Offene Fragen helfen dabei, tiefere Einblicke zu bekommen. Fragen wie „Was lief heute besonders gut?“ oder „Welche Hindernisse begegnen dir?“ schaffen Vertrauen. Sie zeigen, dass Sie auf die positiven Aspekte genauso Wert legen wie auf die Herausforderungen.
Beispiel-Fragen:
- „Was macht dir an deinem Arbeitsplatz am meisten Freude?“
- „Wo siehst du Potenzial, um die Abläufe zu verbessern?“
- „Wie könnte dieser Prozess aus deiner Sicht effizienter gestaltet werden?“
- „Was läuft hier besonders gut, und was sollten wir unbedingt beibehalten?“
- „Gibt es Arbeitsabläufe, die dir besonders leicht von der Hand gehen? Was trägt dazu bei?“
- „Welche Tools oder Hilfsmittel helfen dir am meisten bei deiner Arbeit?“
- „Wo siehst du kleine Veränderungen, die uns sofort weiterhelfen könnten?“
- „Gibt es Hindernisse, die dich manchmal bei deiner Arbeit ausbremsen?“
2.3. Stärken erkennen und gemeinsam wachsen
Der gemba.walk bietet eine wertvolle Gelegenheit, nicht nur Prozesse zu verstehen, sondern auch eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu fördern. Betonen Sie dabei die Stärken und Fortschritte Ihrer MitarbeiterInnen. Zeigen Sie aktiv Wertschätzung für das, was bereits gut läuft, und machen Sie deutlich, dass Verbesserungsvorschläge keine Kritik darstellen, sondern Chancen für gemeinsames Wachstum.
Beispiel: Während des gemba.walks fällt Ihnen auf, dass ein Team kürzlich eine kleine Prozessänderung vorgenommen hat, die den Materialfluss verbessert. Anstatt nach weiteren Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen, loben Sie diesen Erfolg mit einer Frage wie: „Wie kam es zu dieser Verbesserung, und welchen Effekt hat sie auf den Ablauf gehabt?“ Damit zeigen Sie, dass Fortschritte anerkannt werden und dass die MitarbeiterInnen eine aktive Rolle im Optimierungsprozess spielen.
3. Optimal vorbereitet für einen erfolgreichen gemba.walk
Ein gemba.walk erfordert eine gute Vorbereitung – sowohl organisatorisch als auch mental. Informieren Sie die MitarbeiterInnen frühzeitig über Ziel und Ablauf. Dokumente und Timing spielen ebenfalls eine entscheidende Rolle.
3.1. Gamechanger: "positive Haltung"
Eine offene, wertschätzende und positive Einstellung während des gemba.walk baut Vertrauen auf und erleichtert konstruktive Gespräche. So schaffen Sie Raum, die Perspektiven der MitarbeiterInnen zu verstehen und gemeinsam Verbesserungen zu erarbeiten.
Wie gelingt Ihnen diese Haltung?
1. Selbstreflexion: Fragen Sie sich vor dem gemba.walk: „Warum führe ich diesen Walk durch? Möchte ich die Arbeitsabläufe besser verstehen und gemeinsam Verbesserungen finden?“
2. Positiv denken: Konzentrieren Sie sich bewusst auf die Dinge, die bereits gut funktionieren. Gehen Sie mit der Absicht hinein, nicht nur Optimierungspotenziale zu erkennen, sondern auch die Stärken und Erfolge der MitarbeiterInnen zu würdigen.
3. Aktives Zuhören: Nehmen Sie sich die Zeit, den MitarbeiterInnen mit voller Aufmerksamkeit zuzuhören. Vermeiden Sie es, voreilig zu urteilen oder Lösungen anzubieten, bevor Sie das Gesamtbild vollständig verstanden haben.
Life Hack: Vor einem gemba.walk kann es hilfreich sein, sich kurz von stressigen Aufgaben zu distanzieren, um mit einer offenen und frischen Einstellung in den Rundgang zu gehen. Schaffen Sie sich einen „Ruhe-Moment“: Schließen Sie für zwei Minuten die Augen und fokussieren Sie sich auf Ihre Atmung. Atmen Sie tief ein und aus. Stellen Sie sich vor, Sie beobachten die Abläufe Ihres Teams durch eine neue, wertschätzende Perspektive – als jemand, der Erfolge sieht und Optimierungsmöglichkeiten als Chancen für Wachstum erkennt. Dieser kurze Achtsamkeitsmoment hilft Ihnen, präsent und mit positiver Energie in den gemba.walk zu starten.
3.2. Klarheit schaffen: Den gemba.walk verständlich kommunizieren
MitarbeiterInnen sollten klar verstehen, warum der gemba.walk durchgeführt wird, was das Ziel ist und wie der Ablauf gestaltet wird. Dies hilft, Missverständnisse und Unsicherheiten von vornherein zu vermeiden. Beachten Sie bei der Kommunikation:
1. Frühzeitig informieren: Geben Sie den MitarbeiterInnen mindestens eine Woche im Voraus Bescheid, dass ein gemba.walk geplant ist.
2. Ziele klar kommunizieren: Erklären Sie deutlich und bei verschiedenen Gelegenheiten, dass der gemba. walk dazu dient, positive Aspekte in den Arbeitsprozessen hervorzuheben und Optimierungspotenziale zu entdecken. Betonen Sie, dass Sie andere Augen mitbringen – als prozessfremde Person haben Sie möglicherweise einen anderen Blick auf bestimmte Abläufe, aber das bedeutet nicht, dass Sie alles besser wissen.
3. Transparenz und Mitbestimmung: Versichern Sie den MitarbeiterInnen, dass nichts im Geheimen besprochen wird und sie über alles, was während des gemba.walks entdeckt wird, informiert werden.
Beispiel für eine klare Kommunikation: „Am kommenden Mittwoch werden wir einen gemba.walk in der Produktionshalle durchführen. Dabei möchten wir uns einen Überblick über die Abläufe verschaffen und gemeinsam mit euch überlegen, wo wir Verbesserungen vornehmen können. Ich bringe als prozessfremde Person einen unvoreingenommenen Blick mit – manchmal sehen andere Augen Dinge, die uns allen im Arbeitsalltag entgehen. Gleichzeitig ist es mir sehr wichtig, von euch zu lernen und zu verstehen, warum bestimmte Prozesse so ablaufen. Wir werden nichts im Geheimen besprechen oder entscheiden. Alles, was uns auffällt, besprechen wir im Anschluss an den gemba.walk und wir werden gemeinsam an Lösungen arbeiten, um euren Arbeitsalltag zu erleichtern.“
3.3. Ängste abbauen, Vertrauen aufbauen: Befürchtungen früh ansprechen
Trotz klarer Kommunikation können MitarbeiterInnen Bedenken oder Sorgen bezüglich eines gemba.walks haben. Diese Bedenken entstehen oft aus der Angst, dass der Walk zur Kontrolle oder Bewertung ihrer Arbeit genutzt wird.
Wie erkennt und reduziert man Befürchtungen?
- Offene Kommunikation: Gehen Sie aktiv auf mögliche Bedenken der MitarbeiterInnen ein. Erklären Sie offen, dass es vollkommen normal ist, solche Gefühle zu haben, und dass der gemba.walk keineswegs dazu dient, Fehler aufzudecken oder Kritik zu üben. Vielmehr ist er eine wertvolle Gelegenheit, gemeinsam die Arbeitsbedingungen zu verbessern und Lösungen zu finden.
- Vorbild sein: Ihre eigene Haltung gibt den Ton für den gesamten gemba.walk an. Wenn Sie mit Offenheit, positiver Einstellung und echtem Interesse auftreten, schaffen Sie eine Atmosphäre des Vertrauens. Die MitarbeiterInnen werden spüren, dass sie unterstützt werden und sich einbringen können.
- Glaubwürdigkeit durch Handeln: Achten Sie während des gemba.walks darauf, dass Ihre Worte und Taten übereinstimmen. Es mag verlockend sein, schnell Optimierungsmöglichkeiten anzusprechen, doch nehmen Sie sich die Zeit, das Positive hervorzuheben. Die besprochenen Optimierungspotenziale finden ihren Platz in einem späteren Meeting, wo sie strukturiert und gemeinsam bearbeitet werden können. So sichern Sie sich Vertrauen und Engagement für die langfristige Verbesserung.
3.4. Ziele setzen, Ergebnisse erzielen: Der Zweck eines gemba.walks
Ein gemba.walk verfolgt unterschiedliche Ziele, die klar formuliert werden sollten. Die Ziele hängen oft von den aktuellen Herausforderungen, wiederkehrenden Problemstellen und wahrgenommenen Verbesserungspotenzialen im Unternehmen ab.
Mögliche Ziele eines gemba.walks:
1. Effizienzsteigerung: Durch Beobachtung und Gespräche erkennen Sie, wo Prozesse reibungslos verlaufen und wo es Engpässe oder ineffiziente Abläufe gibt.
2. Fehlervermeidung: Der gemba.walk bietet die Gelegenheit, häufige Fehlerquellen zu erkennen und langfristig zu reduzieren. Dies spart nicht nur Zeit, sondern auch Kosten.
3. Verbesserung der Arbeitsplatzbedingungen: Ergonomie, Sicherheit und Wohlbefinden der MitarbeiterInnen stehen oft im Fokus. Der Walk gibt wertvolle Einblicke, wie der Arbeitsplatz verbessert werden kann.
4. Motivation und Engagement fördern: Indem Sie beim gemba.walk die Stärken der MitarbeiterInnen hervorheben, fördern Sie das Engagement, die Motivation und die Zufriedenheit am Arbeitsplatz.
3.5. Gut vorbereitet: Die richtigen Tools und Checklisten für den gemba.walk
Beispielhafte Materialien:
- Checklisten: Erstellen Sie eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten, die Sie während des gemba.walks beobachten möchten, z.B. Sicherheit, Ergonomie, Materialfluss, Maschinenlaufzeiten oder Kommunikationsprozesse.
- Prozessbeschreibungen: Schriftliche Prozessbeschreibungen helfen Ihnen, Abweichungen oder Optimierungspotenziale schneller zu erkennen.
- Notizblock oder Tablet: Notieren Sie Ihre Beobachtungen direkt während des Walks. Ein Tablet mit einer vorgefertigten Beobachtungsmaske kann besonders hilfreich sein, um alles digital festzuhalten.
- Fotos oder Videos (wenn erlaubt): Machen Sie visuelle Aufnahmen von Problemstellen und besonders gelungenen Arbeitsbereichen, die Sie später zur Verdeutlichung im Team zeigen können.
3.6. Zeitgerüst und Zeitpunkt des gemba.walks
Wählen Sie einen Zeitpunkt, an dem der Betrieb läuft, und planen Sie ausreichend Zeit für Gespräche ein
1. Dauer: Ein gemba.walk sollte 30 bis 60 Minuten dauern, je nach Größe des Bereichs und den festgelegten Zielen. Wichtig ist, dass Sie fokussiert arbeiten, aber genügend Zeit für offene Gespräche einplanen.
2. Zeitpunkt: Wählen Sie einen Zeitpunkt, an dem die Abläufe gut im Gang sind und die MitarbeiterInnen bereit sind, mit Ihnen zu sprechen.
- Schichtwechsel: Gut geeignet, um zu sehen, wie die Übergabe funktioniert und wie die Kommunikation zwischen den Schichten läuft.
- Mitte einer Schicht: Optimal, um den vollen Betrieb zu beobachten und mit den MitarbeiterInnen zu sprechen, ohne sie bei der Arbeit zu stören.
- Nach Pausen: Sehen Sie sich an, wie die Arbeit nach Pausen wieder aufgenommen wird und ob es dabei Schwierigkeiten gibt.
Beispiel für einen Ablaufplan:
- 10 Minuten: Einführung und Erklärung des gemba.walks an das Team.
- 30 Minuten: Beobachtung der Prozesse und Gespräche mit den MitarbeiterInnen.
- 20 Minuten: Zusammenfassung der Beobachtungen und erste Rückmeldungen an das Team.
4. Vom Beobachten zum Handeln: So setzen Sie die Erkenntnisse um
Der gemba.walk endet nicht mit dem letzten Schritt. Die wahre Arbeit beginnt erst danach. In der Nachbereitung liegt die Chance, die gesammelten Erkenntnisse sinnvoll zu kommunizieren und gezielt umzusetzen. Wertschätzende Kommunikation ist dabei der Schlüssel, um die MitarbeiterInnen zu motivieren, gemeinsam an Lösungen zu arbeiten, ohne dass sie sich bewertet oder kritisiert fühlen. Ebenso wichtig ist eine klare Systematik für die Priorisierung und Umsetzung der Optimierungsvorschläge, die während des gemba.walks gesammelt wurden.
4.1. Direkt nach dem Walk: Wichtige Erkenntnisse festhalten
Nach dem gemba.walk sollten Sie alle Beobachtungen und Gespräche dokumentieren. Machen Sie sich sofort Notizen, solange die Eindrücke frisch sind. Am besten sortieren Sie in zwei Spalten „Optimierungspotential“ und „Positives“.
Beispiel:
- „Die Übergabe zwischen den Schichten läuft hocheffizient und sorgt so für
gezielte Informationen in kurzer Zeit.“ (Positives) - „Einige Werkzeuge sind schwer zugänglich, was zu unnötigen Laufwegen führt.“ (Optimierungspotenzial)
4.2. Lösungen statt Kritik: Positiv über Abweichungen sprechen
Nach dem gemba.walk ist es wichtig, Abweichungen und Problemstellen so anzusprechen, dass der Fokus auf der gemeinsamen Lösungsfindung liegt. Anstatt Kritik zu äußern, fördern Sie eine Atmosphäre, in der die MitarbeiterInnen motiviert werden, aktiv an Verbesserungen mitzuwirken, ohne Schuldzuweisungen oder negative Emotionen hervorzurufen. Gleichzeitig sollten Sie darauf achten, die positiven Aspekte der Arbeit zu würdigen, um das Gespräch aufbauend und konstruktiv zu gestalten.
Wertschätzende Kommunikation in der Nachbesprechung:
1. Anerkennung der Stärken:
Beginnen Sie die Nachbesprechung mit einer Anerkennung der Leistungen und Erfolge.
Beispiel: „Ich habe gesehen, dass das Team eine hervorragende Arbeit leistet, besonders im Bereich der Übergabe zwischen den Schichten. Reibungslos und hocheffizient habt ihr Informationen ausgetauscht, sodass auch die nachfolgende Schicht ihre Zielwerte gut erreichen kann.“
2. Offenes Ansprechen von Problemstellen:
Wenn es Abweichungen oder Verzögerungen gibt, stellen Sie diese in den Kontext gemeinsamer Lösungen.
Beispiel 1: „Ich habe gesehen, dass es bei diesem Arbeitsschritt zu einer Verzögerung kam. Wie können wir sicherstellen, dass dieser Schritt in Zukunft einfacher gestaltet wird?“
Beispiel 2: „Mir ist aufgefallen, dass dieser Arbeitsschritt anders durchgeführt wird als üblich. Gibt es einen Vorteil in diesem Vorgehen?“
3. Einladung zur Zusammenarbeit:
Laden Sie die MitarbeiterInnen aktiv dazu ein, Verbesserungsvorschläge zu machen und an der Lösungsfindung teilzunehmen.
Beispiel: „Lasst uns zusammen überlegen, wie wir dieses Thema optimieren können. Was haltet ihr davon, die Werkzeugstation neu zu organisieren, damit der Zugriff auf die Werkzeuge schneller funktioniert?“
Wichtige Grundsätze für die Nachbesprechung:
- Gleichwertigkeit: Niemand sollte sich belehrt fühlen. Führen Sie das Gespräch so, dass es den ExpertInnenstatus aller Beteiligten anerkennt.
- Positiv beginnen: Starten Sie das Gespräch mit den Dingen, die gut laufen, um das Vertrauen zu stärken.
- Lösungsorientiert bleiben: Der Fokus liegt auf der Zukunft und der gemeinsamen Verbesserung, nicht auf der Suche nach Fehlern.
4.3. Kennzahlen im Blick: Wie der gemba.walk messbare Erfolge erzielt
Die vorab definierten Ziele eines gemba.walks steuern den Fokus während des Rundgangs. Die anschließenden Maßnahmen beeinflussen häufig diese wesentlichen Produktionskennzahlen:
- Bestand: Durch gemba.walks lassen sich Materialverschwendung und Überbestände erkennen. Beispiel: Eine effizientere Materialbereitstellung führt zu einem geringeren Lagerbestand, was die Lagerkosten senkt und gleichzeitig den Materialfluss verbessert.
- Durchsatz: Die Optimierung von Arbeitsabläufen kann dazu beitragen, Durchlaufzeiten zu verkürzen und damit den Durchsatz zu erhöhen. Beispiel: Regelmäßige Maschinenwartung und verkürzte Rüstzeiten ermöglichen es, verschiedene Produkte in kürzerer Zeit zu fertigen, was die Durchlaufzeit reduziert.
- Betriebskosten: Die Reduzierung der Betriebskosten ist oft das Ergebnis gezielter Effizienzsteigerungen, beispielsweise durch einen niedrigeren Energieverbrauch oder die Automatisierung von Arbeitsprozessen. Beispiel: Durch die Einführung eines automatisierten Bestellsystems für Ersatzteile werden unnötige Stillstandszeiten vermieden. Maschinen laufen dadurch reibungsloser, und teure Notfallreparaturen werden reduziert. Gleichzeitig sinken die Betriebskosten durch effizienteren Ressourceneinsatz und weniger ungeplante Ausfälle.
- Engagement der MitarbeiterInnen: gemba.walks bieten den MitarbeiterInnen die Möglichkeit, ihre Perspektiven aktiv einzubringen, was das Engagement und die Identifikation mit dem Unternehmen steigert. Beispiel: MitarbeiterInnen schlagen während des gemba.walks eine effizientere Anordnung der Arbeitsplätze vor, was nicht nur die Wegezeiten reduziert, sondern auch ihre Motivation erhöht, da sie sehen, dass ihre Ideen ernst genommen und umgesetzt werden.
4.4. Den roten Faden behalten: Jede Maßnahme auf das große Ziel abstimmen
Eine entscheidende Regel bei der Umsetzung von Optimierungen ist es, alle Maßnahmen in Bezug auf die übergeordneten Ziele und aktuellen Kennzahlen des Unternehmens zu betrachten. Jede Veränderung sollte letztlich dazu beitragen, den Gesamterfolg zu steigern und durch Messbarkeit den Erfolg sichtbar machen.
Beispiel:
- Unternehmensziel: Reduzierung der Betriebskosten um 10%.
- Maßnahme: Optimierung der Maschinenwartung, um ungeplante Stillstandszeiten zu reduzieren und die Betriebskosten zu senken.
- Ergebnis: Durch die regelmäßige und verbesserte Wartung der Maschinen wurde die Anzahl der Maschinenstillstände um 30 % reduziert, was zu einer Kosteneinsparung von 5 % im ersten Jahr führt.
Wichtig: Kommunizieren Sie immer, wie jede Maßnahme das Gesamtziel des Unternehmens unterstützt und durch welche Kennzahl sie gemessen wird. Dadurch verstehen die MitarbeiterInnen, warum ihr Engagement und die Änderungen wichtig und sinnvoll sind.
4.5. Gezielt optimieren: Prioritäten setzen und starke Teams bilden
Nachdem die gesammelten Erkenntnisse aus dem gemba.walk besprochen wurden, steht die systematische Umsetzung der Optimierungen im Mittelpunkt. Dabei ist es entscheidend, Maßnahmen gezielt zu priorisieren und gleichzeitig die Stärken der MitarbeiterInnen optimal zu nutzen. Eine klare Struktur für die Umsetzung fördert nicht nur Effizienz, sondern auch das Engagement und die Eigenverantwortung im Team.
Priorisierung der Maßnahmen
Die Priorisierung der Optimierungen erfolgt nach dem Einfluss auf die Unternehmensziele, dem Aufwand und der Dringlichkeit:
1. Wirkung auf die Unternehmensziele: Welche Maßnahmen haben den größten Einfluss auf zentrale Ziele wie Kostenreduktion, Durchsatzsteigerung, Bestandsoptimierung, Engagement der MitarbeiterInnen?
2. Komplexität und Aufwand: Setzen Sie auf „Quick Wins“, also Maßnahmen, die mit wenig Aufwand schnell umsetzbar sind und dennoch positive Auswirkungen haben.
3. Dringlichkeit: Welche Probleme müssen kurzfristig gelöst werden, um den reibungslosen Betrieb sicherzustellen?
Stärkenorientierte Teambildung
Ein Schlüssel zur erfolgreichen Umsetzung von Optimierungen liegt in der gezielten Teambildung. Vergeben Sie die Aufgaben entsprechend der Stärken der MitarbeiterInnen, um die besten Ergebnisse zu erzielen.
- Technische Optimierungen:
MitarbeiterInnen mit fundierten Kenntnissen über Maschinen und Prozesse und Leidenschaft für technische Optimierungen sollten genau dafür verantwortlich sein. Diese MitarbeiterInnen verfügen über ein tiefes Verständnis für die Funktionsweise der Anlagen und können präzise Lösungen entwickeln.
- Prozessoptimierung durch AnalytikerInnen:
MitarbeiterInnen, die analytische Fähigkeiten und ein gutes Verständnis für Daten mitbringen, sind ideal für die Identifizierung von Engpässen und die Optimierung von Arbeitsabläufen.
- Kreative Aufgaben und Arbeitsplatzgestaltung:
Aufgaben wie die Gestaltung ergonomischer Arbeitsplätze oder die Einführung innovativer Arbeitsplatzkonzepte sollten von MitarbeiterInnen übernommen werden, die strategisch und visionär denken und ein starkes Gespür für Gestaltung haben.
- Kommunikation und Teamdynamik:
MitarbeiterInnen mit starken kommunikativen Fähigkeiten und Empathie sind ideal, um die teamübergreifende Zusammenarbeit zu fördern und die Umsetzung von Optimierungsprojekten zu begleiten.
Indem Sie die unterschiedlichen Kompetenzen und Stärken optimal nutzen, gewährleisten Sie eine höhere Effizienz und Motivation im Team.
Förderung der Eigenverantwortung:
Geben Sie den MitarbeiterInnen Raum, Verantwortung zu übernehmen und eigene Lösungen für die Optimierungen zu entwickeln. Dies fördert das Engagement und sorgt oft für besonders kreative und praxistaugliche Ergebnisse.
Beispiel für Eigenverantwortung:
Stellen Sie den MitarbeiterInnen nach dem gemba.walk gezielt die Frage: „Welche von den vorgeschlagenen Maßnahmen möchtet ihr selbst umsetzen?“ Dadurch ermutigen Sie das Team, Eigeninitiative zu zeigen und sich aktiv an der Verbesserung der Abläufe zu beteiligen.
5. Kreative Ansätze für Ihren gemba.walk: Neue Wege gehen
Ein gemba.walk muss nicht immer klassisch ablaufen. Kreativität kann Ihnen helfen, ganz neue Potenziale zu entdecken. Hier sind ein paar ungewöhnliche Ansätze, die den gemba.walk anreichern.
5.1. "Reverse gemba.walk" - Lassen Sie die MitarbeiterInnen den Walk leiten
Warum nicht mal die Rollen vertauschen? Statt als Führungskraft den gemba.walk zu leiten, lassen Sie die MitarbeiterInnen selbst den gemba.walk durchführen. Sie zeigen Ihnen, welche Herausforderungen und Verbesserungspotenziale sie selbst in ihren Abläufen sehen. Dies fördert Eigenverantwortung und zeigt den MitarbeiterInnen, dass ihre Meinung zählt.
Beispiel: Sie laden eine Gruppe von MitarbeiterInnen ein, Sie durch ihre täglichen Arbeitsprozesse zu führen. Dabei stellen sie Ihnen Fragen, wie: „Was geht reibungslos und einfach in der Durchführung des Prozesses?“, Was denkst du, könnte man hier verbessern?“ oder „Welche Ideen hast du, um diesen Prozess effizienter zu gestalten?“ Die MitarbeiterInnen übernehmen durch die Fragen die Kontrolle über den Walk, was das Vertrauen stärkt und oft zu neuen, unerwarteten Lösungen führt.
5.2. "Cross-gemba.walk" - Abteilungsübergreifend besser werden
Verlassen Sie die Grenzen Ihrer Abteilung und führen Sie einen Cross-gemba.walk durch, bei dem Teams aus unterschiedlichen Bereichen oder sogar Standorten zusammenkommen. Oft sehen KollegInnen aus anderen Abteilungen Probleme oder Potenziale, die den direkten Beteiligten nicht auffallen.
Beispiel: Führen Sie einen gemba.walk mit einem Team aus der IT-Abteilung, der Logistik und dem Vertrieb gemeinsam durch. Jede Abteilung bringt ihre eigene Expertise und Sichtweise auf den Produktionsprozess mit. Während die IT auf digitale Optimierungsmöglichkeiten achtet, könnte der Vertrieb Hinweise geben, wie bestimmte Änderungen den Kundenservice verbessern. Diese abteilungsübergreifenden Einblicke schaffen einen 360-Grad-Blick auf das Unternehmen, stärken das gegenseitige Verständnis und fördern Innovationskraft.
5.3. Erfolg sichtbar machen: Der gemba.walk der positiven Ergebnisse
Beim Erfolgs- gemba.walk wird der Fokus auf die positiven Aspekte gelegt, und die MitarbeiterInnen übernehmen die aktive Rolle, um ihre eigenen Erfolge und Verbesserungen zu präsentieren. Statt Herausforderungen oder Verbesserungspotenziale zu diskutieren, stehen hier die umgesetzten Maßnahmen und positiven Entwicklungen im Mittelpunkt. Diese Form des gemba.walks fördert das Selbstbewusstsein der MitarbeiterInnen, gibt ihnen die Chance, ihre Leistungen hervorzuheben und zeigt, wie sich ihre Arbeit positiv auf den Gesamtprozess ausgewirkt hat.
Beispiel-Szenarien:
„Hier haben wir die Werkzeugstation neu organisiert, was die Suchzeiten halbiert hat. Diese Veränderung hat uns mindestens 30 Minuten täglich gespart.“
„Durch die Umstellung des Materialflusses vermeiden wir unnötige Laufwege und konnten unseren Durchsatz um 15 % erhöhen.“
„Seitdem wir das neue Schichtübergabe-System eingeführt haben, läuft der Wechsel zwischen den Teams viel reibungsloser.“
Fragen stellen und Erfolge hervorheben: Als Führungskraft stellen Sie wertschätzende Fragen, um die Erfolge weiter zu beleuchten und zu zeigen, wie wichtig sie für das Gesamtbild sind. Fragen könnten sein: „Was hat dir am meisten geholfen, diese Verbesserung umzusetzen?“ oder „Welchen Effekt hatte das auf die Arbeit des gesamten Teams?“
5.4. Innovative Ideen schnell umsetzen: Die gemba.innovationsrunde
Organisieren Sie kurze Brainstorming-Sitzungen nach dem gemba.walk, bei denen MitarbeiterInnen direkt Vorschläge einbringen, die unmittelbar ausprobiert werden können. Dies sorgt für schnelle Ergebnisse und eine hohe Anschlussfähigkeit an den Arbeitsalltag.
Beispiel: Nachdem ein gemba.walk durchgeführt wurde, versammeln sich die Beteiligten zu einer 30-minütigen Innovationsrunde. Die Regel: Jede/r darf eine Idee für eine Verbesserung einbringen, die innerhalb von 48 Stunden getestet werden kann. Egal, ob es um das Umstellen von Werkzeugen oder das Testen eines neuen Arbeitsablaufs geht – die Vorschläge werden sofort in der Praxis erprobt. Diese kurzen, kreativen Sprints fördern die Innovationskraft im laufenden Betrieb und sorgen für schnelle Erfolgserlebnisse.
6. Der gemba.walk als ständiger Verbesserungsprozess
Ein gemba.walk ist kein einmaliges Ereignis. Um seine volle Wirkung zu entfalten, sollte er regelmäßig durchgeführt und stetig weiterentwickelt werden. Nur so wird er zu einem festen Bestandteil der Unternehmenskultur und treibt kontinuierlich Verbesserungen voran.
6.1. Feedback nutzen, um stetig besser zu werden
Eine der besten Möglichkeiten, den gemba.walk kontinuierlich zu verbessern, ist das Einholen von Feedback – sowohl von den Führungskräften, die den Walk durchführen, als auch von den MitarbeiterInnen, die involviert sind.
Beispiel: Nach einem gemba.walk könnte eine kurze, offene Feedbackrunde in Form einer Frage-und-Antwort-Runde durchgeführt werden: „Was war der wertvollste Aspekt des heutigen Walks für euch?“ oder „Gibt es etwas, das wir anders oder besser machen sollten, damit der nächste Walk noch produktiver wird?“
6.2. Abläufe optimieren: So verbessern Sie Ihren gemba.walk
1. Fokus auf spezifische Themen:
Vermeiden Sie, zu viele Aspekte gleichzeitig anzugehen. Ein gemba.walk sollte sich immer auf ein klar definiertes Ziel oder Thema konzentrieren, z.B. Materialfluss, Sicherheit oder Effizienz. Dies stellt sicher, dass tiefere Einblicke gewonnen werden und konkrete Maßnahmen entwickelt werden können, anstatt sich zu verzetteln.
2. Zeitplanung optimieren:
Falls die bisherigen Walks zu kurz oder zu lang erschienen, passen Sie die Dauer des gemba.walks an. Einige Themen können möglicherweise kürzer und fokussierter abgehandelt werden, während komplexere Bereiche mehr Zeit in Anspruch nehmen könnten. Auch die Häufigkeit sollte überdacht werden: Sind regelmäßige Walks sinnvoller als größere Abstände?
3. Den gemba.walk abwandeln:
- gemba.punkt:
Sie gehen nicht durch die Fertigung, sondern bleiben auf einem Punkt stehen (Radius ca. 2m). Durch den Stillstand fokussieren Sie einen Bereich bewusst und nehmen sehr viel mehr Prozesse in diesem Bereich wahr, als wenn Sie sich bewegen.
- Perspektivenwechsel:
Statt durch die Fertigung zu gehen, könnten Sie von einer Erhöhung auf einen Bereich blicken. Das ermöglicht Ihnen eine andere Sicht auf Prozesse.
6.3. Gezielt und effizient: Maßnahmen, die wirklich wirken
Nicht nur der Ablauf, sondern auch die Ergebnisse der gemba.walks sollten kontinuierlich verbessert werden. Hier sind einige konkrete Schritte, um den Mehrwert zu steigern:
1. Daten und Beobachtungen systematisch dokumentieren:
Schaffen Sie eine klare Struktur zur Erfassung und Auswertung der Beobachtungen und Verbesserungsvorschläge. Ein strukturiertes Format für die Dokumentation erleichtert die Nachverfolgung und Umsetzung der Maßnahmen.
2. Langfristige Projekte planen:
Größere, komplexere Verbesserungen, die mehr Ressourcen oder Planungen benötigen, sollten in einem klaren Zeitplan strukturiert werden. Besprechen Sie regelmäßig Hindernisse und Fortschritte dieser Projekte, um die Motivation aufrecht zu erhalten und Ergebnisse zu sichern.
3. Erfolge sichtbar machen:
Ein wesentlicher Teil der kontinuierlichen Verbesserung ist es, die Erfolge des gemba.walks zu kommunizieren. MitarbeiterInnen sollten wissen, welche Maßnahmen umgesetzt wurden und welche Erfolge daraus resultierten. Sichtbare Erfolge motivieren alle Beteiligten und steigern das Engagement für zukünftige gemba.walks.
6.4. Ergebnisse nicht verlieren: Maßnahmen systematisch nachverfolgen
Eine kontinuierliche Verbesserung erfordert die konsequente Nachverfolgung der Ergebnisse. Nur so wird sichergestellt, dass die während des gemba.walks identifizierten Probleme und Verbesserungspotenziale nicht im Arbeitsalltag verloren gehen.
Wie kann die Nachverfolgung optimiert werden?
1. Klares Verantwortungsmanagement:
Für jede identifizierte Maßnahme braucht es mindestens eine für die Umsetzung verantwortliche Person. Regelmäßige Check-ins oder Meetings können helfen, den Fortschritt sicherzustellen und notwendige Ressourcen gezielt bereitzustellen.
2. Transparenz schaffen:
Verwenden Sie sichtbare Tools zur Nachverfolgung, z.B. ein gemeinsames Board oder Aushänge, auf denen die Fortschritte bei der Umsetzung von Maßnahmen sichtbar gemacht werden. So bleibt das Team stets informiert, was sich durch den gemba.walk verändert.
3. Kontinuierliches Reporting:
Planen Sie regelmäßige Updates, bei denen über den Fortschritt der gesamten umgesetzten Maßnahmen berichtet wird. Das kann in Form von monatlichen Meetings oder wöchentlichen kurzen Status-Updates erfolgen.
Beispiel: Erstellen Sie ein gemba.walk-Umsetzungs-Board, das alle Verbesserungsvorschläge auflistet, die Verantwortlichkeiten klar zuweist und regelmäßig aktualisiert wird. MitarbeiterInnen können so immer sehen, welche Maßnahmen sich in der Umsetzung befinden und welche bereits abgeschlossen wurden.
6.5. Eine Kultur der Exzellenz: Den gemba.walk nachhaltig verankern
Ein gemba.walk wird nur dann zu einem erfolgreichen Werkzeug für kontinuierliche Verbesserung, wenn er in eine Kultur des kontinuierlichen Lernens und der Verbesserung eingebettet ist. Folgende Punkte helfen dabei, diese Kultur zu fördern:
1. Positives Fehlermanagement:
Wenn Fehler als „Normalität mit Hinweis zu Optimierungsmöglichkeit“ gesehen werden, ermutigt das die MitarbeiterInnen, offener mit Herausforderungen umzugehen und mehr Verbesserungsvorschläge zu machen.
2. Stetige Einbeziehung der MitarbeiterInnen:
Schaffen Sie ein Umfeld, in dem alle MitarbeiterInnen das Gefühl haben, dass ihre Stimme zählt. Regelmäßige Einladungen, Feedback zu geben und an gemba.walks teilzunehmen, stärken das Engagement.
3. Langfristige Verankerung in der Unternehmenskultur:
Der gemba.walk sollte nicht als einmaliges Event, sondern als regelmäßiges Ritual in den Arbeitsalltag integriert werden. Dies schafft eine nachhaltige Routine der kontinuierlichen Verbesserung.
4. Interesse des Managements: wenn auch der Top-Führungskreis des Unternehmens immer wieder mal einen gemba.walk durchführt oder mit den MitarbeiterInnen über ihre aktuellen Aktivitäten aus dem gemba.walk spricht, hebt das die Bedeutung und stärkt die Verankerung im Alltag.
5. Reservierte Zeit: wenn gemba.walks und ihre Nachbesprechung fix geplant und regelmäßig durchgeführt werden, erhöht das ihre Normalität und ihre Durchführung wird zur Selbstverständlichkeit für alle Beteiligtem.
7. Fazit
Der gemba.walk ist ein kraftvolles Werkzeug, das nicht nur zur Optimierung von Prozessen beiträgt, sondern auch die Basis für eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung schafft.
Durch wertschätzende Kommunikation, klare Zielsetzungen und die systematische Umsetzung von Maßnahmen wird er zu einem strategischen Ansatz, der sowohl die Effizienz als auch das Wohlbefinden der MitarbeiterInnen steigert. Ein regelmäßiger gemba.walk, eingebettet in eine offene Unternehmenskultur, fördert nicht nur nachhaltige Veränderungen, sondern auch Innovation und Eigenverantwortung im Team.
Machen Sie den gemba.walk zu einem festen Bestandteil Ihrer Führungsroutine – und setzen Sie so langfristige Erfolge in Ihrem Unternehmen frei.
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„Expertise trifft Effizienz – erstellt von gemba.austria, unterstützt durch KI.“
